Gestão de documentos

Uma instituição, qual seja o seu caráter, público ou privado, foi criada com uma determinada finalidade. De forma a cumprir seu propósito, suas funções são distribuídas internamente entre as suas unidades administrativas (departamentos, setores, etc). Cada unidade, dentro do seu universo de atuação, será responsável por gerir, no seu dia a dia, projetos, finanças, pessoas e também documentos. 

E é preciso haver uma boa gestão de documentos, pois os eles registram as atividades realizadas e são fontes de prova e informações, independente do suporte (seja papel ou um HD)!

O que é, então, a gestão de documentos e que vantagens ela nos oferece?

De acordo com o Art. 3º da lei 8159, Gestão de Documentos é:
“o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Isso quer dizer que os documentos também possuem um ciclo de vida, que são as diferentes fases pelas quais eles atravessam, até chegar ao seu destino final: eliminação ou guarda permanente. 

1ª fase: CORRENTE	2ª fase: INTERMEDIÁRIA	3º fase: PERMANENTE
Esta é a fase em que os documentos são produzidos e estão tramitando para cumprir sua finalidade imediata (seja fiscal, legal ou administrativa). Os produtores têm maior necessidade de consultá-los, o que significa que que estes documentos precisam estar próximos a eles. É nessa fase que os documentos devem ser avaliados, determinando o prazo que permanecerão em cada etapa.	Nesta fase, os documentos já não são praticamente consultados. Estão aguardando sua destinação final: a eliminação ou guarda permanente.	Nesta fase, chegam os documentos cuja avaliação aponta para o reconhecimento de que seu valor extrapola os objetivos de prestação de contas imediatos (fiscal, administrativo ou legal). Ou seja, são documentos que apresentam valor histórico, legal, testemunhal, científico, e são considerados relevantes para preservação definitiva. São consultados para diferentes fins de pesquisa.

E para que os documentos possam chegar ao seu destino corretamente, a Gestão Documental abarca diferentes procedimentos que auxiliam a controlar e a gerenciar a documentação que é produzida.

Veja as ações da Gestão Documental e alguns de seus benefícios:

Controle da produção documental	Padronizar documentos possibilita poupar tempo e esforços com a criação de novos documentos para antigas ações.
Classificação dos documentos	Organizar e agrupar conjuntos de documentos de acordo com um critério comum, não apenas ao setor, mas à instituição, possibilita uma linguagem comum a todos, o que implica em localizá-los mais rapidamente, além de facilitar a destinação de tais documentos.
Avaliação de documentos	A avaliação evita acúmulo desnecessário de documentos cujo prazo de vida já expirou. Isto é, ganho de tempo e espaço.
Preservação	Os documentos preservados de maneira adequada conservam a história, a trajetória da instituição e suas ações realizadas.

Portanto, veja as vantagens a Gestão Documental garante: 

* Entre em contato com o ARQUIVO GERAL, ou o arquivista de sua unidade, para pedir orientações sobre como gerir a documentação produzida/recebida/acumulada na sua unidade administrativa!