Apresentação

O Arquivo Geral tem como propósito orientar e coordenar a gestão documental do Cefet/RJ.

Suas atribuições foram definidas por meio da Resolução nº 03 de 2016, deliberada pelo Conselho Diretor, que aprovou o Manual de Normas e Procedimentos de Arquivo e Protocolo do CEFET/RJ.

Falar sobre as atribuições do Arquivo Geral, passa por pensarmos na própria função dos arquivos e dos documentos de arquivo.

Convidamos você a refletir conosco.

 Para que serve um arquivo?

Essa é uma pergunta que todos ou quase todos os arquivistas já ouviram.

A verdade é que só percebemos a importância de algum documento (ou um conjunto de documentos – “arquivo”) quando precisamos dele. Comprovantes de pagamentos, contratos, e mesmo diplomas ficam esquecidos em gavetas e pastas até que somos obrigados a encontrá-los, geralmente motivados por necessidades urgentes.

Há também aqueles que pensam que o Arquivo é um lugar apenas para historiadores, eruditos e pesquisadores. Mas será que a existência de um Arquivo se resume apenas a esta função?

Bruno Delmas, professor e arquivista, que já dirigiu o Arquivo da França, se dedicou a responder esta questão, em uma obra intitulada “Arquivos para quê?”. Nela, o autor chama a atenção para quatro funções do arquivo (entre outras que poderíamos elencar): provar, lembrar, compreender e identificar.

 1- Provar

“Os arquivos servem para provar. A prova, a necessidade da prova, frente à justiça foi, na sociedade ocidental, a primeira razão da conservação para longa duração de determinados documentos escritos [...]” (DELMAS, 2010, p.21)

Embora, no trecho destacado, Delmas mencione apenas a função de “prova frente à justiça”, podemos adicionar que tal papel também se estende a outras áreas, incluindo a Administração Pública. Todos os dias são requisitados documentos para comprovação de direitos e demonstração de cumprimento de deveres.

Podemos exemplificar a importância das pastas (ou dossiês) dos servidores, que devem conter documentos que registram toda sua trajetória institucional. Estes documentos são requisitados em diversos momentos, mas especialmente à época da aposentadoria, em que são utilizados para verificar o cálculo de tempo de serviço e os direitos adquiridos ao longo da vida funcional.

Outro exemplo que podemos citar, e encontramos no Cefet/RJ, é a documentação que registra a vida escolar dos alunos, de diferentes modalidades e níveis de ensino. As pastas ou dossiês discentes são unidades documentais, que devem conter os registros como histórico, ficha cadastral, etc. Estes documentos provam, não apenas, que eles preenchem os requisitos necessários para avançar nas diferentes fases da sua formação, mas são utilizados para certificar que já estão aptos a obterem diploma de conclusão de curso.

Por último, apontamos ainda, a importância da custódia de documentos contratuais, financeiros, que comprovam o pagamento e execução de transações realizadas, acordos firmados, etc. Manter estes registros, além de representar uma segurança institucional como uma prova judicial e administrativa, garante aos cidadãos o acesso às ações institucionais e aos recursos empenhados, de forma transparente.

 2- Lembrar

“Lembrar do que foi feito e da experiência adquirida para agir”. (DELMAS, 2010, p.26)

A função de “lembrar”, para a qual Delmas chama atenção, está relacionada ao fato de que os arquivos são fontes de conhecimentos e saberes, resultado de pesquisas e experiências construídas e acumuladas ao longo do tempo.

Nesta obra, o autor conta o caso da reconstrução de Biafra (África) destruída após guerras civis entre a região e o governo da Nigéria (DELMAS, 2010, p.31). O território pôde ser reconstruído antes do tempo e com uma grande economia, devido a preservação de documentos como estudos e plantas arquitetônicas de obras empreendidas no local nos anos anteriores, por uma sociedade de engenharia civil instalada na região, cujos arquivos eram mantidos na França.

Ou seja, esta empresa “conquistou vários negócios” na Nigéria, à medida que o conhecimento preservado lhe deu vantagem sobre as demais empresas. Por outro lado, o país pode ter sua reconstrução concluída antes do previsto, com menor gastos de recursos, pois não precisaram partir do “partir do zero”. Todos esses benefícios foram possíveis pois havia um Arquivo preservado e organizado. Delmas deixa a seguinte reflexão:

Mas quem lembra dos arquivos? Eles, entretanto, permitiram que milhares de pessoas depauperadas e arruinadas, voltassem mais cedo a suas aldeias, reconstruíssem sua vida, e reencontrassem a paz. Foi possível, então, avaliar o quanto teria custado a reconstrução sem os arquivos, o quanto teria custado reconstituir os arquivos. (DELMAS, 2010, p.32)

Neste sentido, é importante ressaltarmos que a manutenção de arquivos organizados e acessíveis, pode representar economia de recursos e tempo para órgãos, instituições e nações, por meio da possibilidade de ressignificar conhecimentos já construídos, que estejam devidamente preservados. Neste sentido, não existe “arquivo morto” (sem vida, sem função), mas arquivos de guarda permanente.

 3- Compreender

“Conhecer para compreender aquilo que outros fizeram ou descobriram” (DELMAS, 2010, P.34)

Quando o tema “arquivo” é abordado, parece ser bastante evidente o lugar que alguns tipos documentais ocupam enquanto “fontes históricas” ou o papel que exercem nas pesquisas científicas, como as cartas régias, ou outros documentos oficiais, como leis, decretos, etc.

No entanto, talvez a percepção do “lugar do arquivo”, como um espaço de fonte de saberes, não seja tão óbvia quando nos referimos aos inúmeros arquivos administrativos, das mais diversas áreas: saúde, educação, economia, gastronomia, etc. E podemos chamar atenção para o fato de que os documentos que integram hoje os arquivos permanentes e centros de documentação, um dia circularam em escritórios, gabinetes, hospitais, comissões, juntas comerciais. Ou seja, arquivos administrativos.

Delmas adverte “os exemplos desse gênero, quando um documento insignificante adquire um grande valor científico, são numerosos e não se limitam ao suporte de papel.” (DELMAS, 2010, P.38, grifo nosso)

Para contextualizar estas afirmações a nossa realidade, podemos mencionar diversas pesquisas realizadas no Arquivo Geral do Cefet-RJ, envolvendo não apenas historiadores (de nossa instituição e de outras), mas alunos de iniciação científica da Engenharia de Produção e de diferentes cursos técnicos do Cefet, que realizam interessantes pesquisas a partir de documentos  “comuns” (corriqueiros, do dia a dia), como relatórios, editais, circulares, currículos escolares, documentos iconográficos, jornais estudantis, entre outros.

O Cefet/RJ tem produzido muitos saberes, registrados em documentos e que certamente precisam e devem ser conhecidos!

 4- Identificar

“A identidade é, de fato, o que uma comunidade divide entre seus habitantes, para saber o que ela é. A primeira herança dividida à qual cada um adere, apesar de tudo, porque nos é dada, é nossa história.” (DELMAS, 2010, p.52)

Como aponta Delmas, identidade tem a ver com essência, com a necessidade de conhecer ou reconhecer-se. O que também abrange o coletivo, seja de uma instituição, um país, uma família ou comunidade. Os arquivos e os registros nele contidos possibilitam caminhos de conhecer seus próprios fundamentos.
Em 2017 o Cefet-RJ comemorou seu centenário. Muitas pesquisas em torno de sua trajetória foram feitas. Isto porque os alicerces e estrutura da escola construídos ao longo do tempo (e que continuam em movimento e sofrendo transformações) lhe deram (e dão) o distintivo de uma instituição de ensino de qualidade, tanto de nível técnico como superior.

Desta forma, reconhecer-se nesta comunidade, possibilita entender aquilo que sua origem representa, reforçando os laços de identidade internos, cujas particularidades caracterizam este grupo, e ao mesmo, os diferencia de outros tantos.

Assim, seja para provar, lembrar, compreender ou identificar, os arquivos são importantes fontes de conhecimento que precisam ser organizados, preservados para que sejam mantidos acessíveis e possam exercer suas funções a curto, médio e longo prazo.

Referência:
DELMAS, Bruno. Arquivos para quê? Tradução de Danielle Ardaillon. São Paulo: Instituto Fernando Henrique Cardoso (iFHC), 2010. 196p.