Perguntas frequentes

MÓDULO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ELETRÔNICOS

O que é o Processo Eletrônico Nacional (PEN)?

O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico. Trata-se de uma iniciativa de gestão pública que visa à obtenção de substanciais melhorias no desempenho dos processos, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos. 

Para que os órgãos públicos se adéquem a essa realidade, o governo federal emitiu o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que estabelece o uso de meio eletrônico para a tramitação de documentos nos órgãos e entidades da administração pública direta, autárquica e fundacional. Assim, as instituições deverão utilizar, preferencialmente, programas com código aberto e prover mecanismos de verificação da autoria e da integralidade dos documentos em processos administrativos eletrônicos. 

Com o intuito de suprir essa demanda, o Centro Federal de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca (Cefet/RJ) iniciou pesquisa sobre as ferramentas tecnológicas que se apresentavam no mercado e concluiu que o Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP) é o software que melhor atende às necessidades da instituição, por tratar-se de uma solução gratuita, desenvolvida no âmbito dos institutos federais de educação, e por sua natureza modular.

O que é o SUAP?

O SUAP é um sistema desenvolvido pelo Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN) para a gestão dos processos administrativos e acadêmicos em ambiente digital. O SUAP foi construído na perspectiva de uma instituição multicampi, possuindo, assim, uma estrutura modular, que possibilita a interligação dos diversos dados por área e por unidade, visando à gestão integrada das informações.

Quais módulos do SUAP estarão disponíveis no Cefet/RJ?

Neste primeiro momento, o Cefet/RJ está aderindo a dois módulos do SUAP – o de documentos e o de processos eletrônicos. Através desses módulos, serão possíveis a criação, a edição, a assinatura e a tramitação de documentos e processos eletrônicos. A utilização dessa ferramenta irá proporcionar, além de uma redução do consumo de materiais de expediente, uma maior produtividade e celeridade na conclusão dos processos administrativos, além de maior transparência e possibilidade de acompanhamento integral.

• Módulo de Documentos – Permite a elaboração e a gestão de documentos de forma eletrônica, bem como a assinatura digital destes. É possível acessar modelos pré-definidos que visam à padronização dos documentos utilizados pelo Cefet/RJ.
• Módulo de Processos Eletrônicos – Permite o registro e a tramitação de processos eletrônicos a partir da utilização de documentos nato digitais ou digitalizados.

O SUAP ainda conta com os módulos de Ensino, Pesquisa, Extensão, Gestão de Pessoas e Administração. Esses módulos não estão disponíveis para os servidores do Cefet/RJ neste primeiro momento.

Como será realizada a gestão de processos administrativos no Cefet/RJ após a implantação do SUAP?

Todos os processos administrativos abertos após a implantação do SUAP serão produzidos, autuados e tramitados em ambiente digital através do próprio SUAP.

Como um usuário externo pode ter acesso aos processos produzidos no SUAP? 

Por padrão, o usuário externo tem acesso aos processos produzidos no SUAP do Cefet-RJ por meio da consulta pública, disponível no Menu da página inicial do SUAP: Clicar em Consultas > Processo Eletrônico.  

Se o nível de acesso do processo tiver sido cadastrado como público, o usuário poderá visualizar seu inteiro teor. Ainda que o processo seja público, se algum dos documentos que o compõe, for classificado como restrito, não poderá ser visualizado externamente na consulta. 

Caso o usuário externo seja um interessado do processo, ele poderá utilizar a consulta pública para consultar o trâmite e os nomes dos tipos de documentos já adicionados ao processo. Clicar em Consultas > Processo Eletrônico. O interessado pode utilizar seu nome, CPF ou número do processo para realizar a consulta. Para saber maiores informações sobre o andamento de sua requisição, deverá entrar em contato com a Unidade Administrativa responsável, via telefone, e-mail ou sistema de chamados, conforme orientação recebida. 

O que é processo administrativo?

É o conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. O processo administrativo é regulado pela Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999. São exemplos de processos administrativos as requisições de progressão, incentivo à qualificação, compra de materiais e contratação de serviços. Na prática, são todas as atividades protocoladas com o Número Único de Protocolo (NUP). Ex.: 23063.000001/2022-32.

Os documentos que compõem esses processos também serão produzidos no SUAP?

Sim, sempre que possível é recomendado que os documentos que componham os processos administrativos também sejam produzidos no SUAP, pois essa ferramenta irá possibilitar a produção e a assinatura em ambiente digital. Isso é o que chamamos de documento nato digital. Mas existem casos em que os processos demandam documentos que não poderiam ser produzidos nesse sistema – por exemplo, um diploma de mestrado que comprove o direito de determinado servidor a requerer um incentivo à qualificação. Nesses casos especiais, a inclusão nos processos administrativos deve ser feita através de uploads, como documentos externos. Esses são os chamados documentos digitalizados.

Então existe uma diferença de nomenclatura dos documentos que estarão no SUAP?

Sim, no SUAP essa diferença é evidenciada através das nomenclaturas “documento interno” e “documento externo”.

Os documentos internos são os nato digitais, ou seja, aqueles produzidos, redigidos e assinados pelo editor do próprio SUAP.

Os documentos externos são todos aqueles que não são produzidos, redigidos e assinados pelo editor do SUAP. Ou seja, são os que foram digitalizados e transformados em um arquivo PDF/A ou ainda aqueles que nasceram em outro sistema eletrônico.

Obs.: Neste momento, o SUAP ainda não possui a funcionalidade que permite a assinatura de atores externos ao Cefet/RJ. Dessa maneira, os documentos que precisem de assinatura de uma pessoa externa ao órgão deverão ser criados fora do SUAP, impressos, assinados e depois digitalizados para inclusão no devido processo eletrônico como documentos externos. Exemplo: contrato de obras.

Ao fazer upload de um documento para o SUAP, eu posso eliminar a sua versão em formato papel?

É importante ter em mente que o documento digitalizado é apenas uma cópia, ele não tem valor de original, diferente do documento nato digital produzido no SUAP. Portanto, se o documento em formato papel que serviu de matriz para a digitalização for um documento original, ele deve ser preservado pelo Cefet/RJ ou devolvido a quem de direito, o que vai variar muito para cada caso. Exemplo: se o documento digitalizado foi o RG de um requerente, ele deve ser devolvido; mas se o documento digitalizado for uma intimação judicial que tenha chegado como correspondência, ela deverá ser preservada pelo mesmo período que o processo administrativo que ela compõe.

Como devo proceder com os documentos originais em suporte papel que foram digitalizados para inserção no SUAP?

Como dito anteriormente, esses documentos deverão ser preservados pelo mesmo período que o processo administrativo que está tramitando no SUAP. Para que fique claro que aquele documento compõe um processo administrativo, é recomendável que seja anotado a lápis, no canto superior direito, o número do processo administrativo de que ele faz parte.

Como acessar o SUAP?

O acesso ao SUAP será realizado através de um endereço eletrônico que será divulgado posteriormente. Para logar, deve-se utilizar o CPF e a mesma senha cadastrada para acesso ao Registro Cefet (https://registro.cefet-rj.br).

Como recupero minha senha?

O procedimento para a recuperação da senha é o mesmo para o primeiro acesso. Após o preenchimento do campo “CPF”, clique em “Esqueceu ou deseja alterar sua senha?” e, então, o site automaticamente redirecionará para a alteração de senha no Registro Cefet (https://registro.cefet-rj.br).

Quem possui acesso aos módulos de documentos e processos eletrônicos no SUAP?

Todo servidor técnico-administrativo e docente possui acesso.

Como acesso o módulo de documentos eletrônicos?

Acesse o SUAP e, na barra à esquerda, clique em “Documentos/Processos” e depois em “Documentos Eletrônicos”.

Como acesso o módulo de processos eletrônicos?

Acesse o SUAP e, na barra à esquerda, clique em “Documentos/Processos” e depois em “Processos Eletrônicos”.

Qualquer um pode criar documentos no SUAP?

Há duas formas de produzir um documento no SUAP. Os documentos pessoais – como um formulário de requisição de horário especial de aluno estudante – poderão ser criados por qualquer servidor através da função “Documento Pessoal”. Já os documentos institucionais – a saber, os que foram produzidos para cumprir uma atividade inerente ao setor e/ou função, como um ofício – só poderão ser produzidos por servidores que ocupem cargo de chefia ou por aqueles que tenham recebido da chefia do setor a permissão para criação e tramitação de documentos eletrônicos.

Não consigo criar um documento eletrônico. O que devo fazer?

Caso não apareça o botão “Adicionar Documento de Texto” ou se aparecer a mensagem: “Você não tem permissão em nenhum setor para adição de documentos eletrônicos”, entre em contato com o chefe do setor pretendido e solicite que ele gerencie o compartilhamento de documentos eletrônicos do setor.

Tento carregar um documento externo em um processo eletrônico, mas, após adicionar minha assinatura, o sistema não retorna meu documento anexado. O que pode estar ocorrendo?

Quando algum problema desse tipo ocorrer, você pode tentar solucioná-lo limpando o cache do seu navegador, ou seja, aperte simultaneamente as teclas Ctrl+F5 em seu teclado para limpar os dados e depois refaça o procedimento desejado.

Quem será responsável pela abertura de processos administrativos?

Os processos de cunho pessoal poderão ser abertos pelo próprio requerente através da funcionalidade “Requerimentos”. Já os processos referentes às atividades dos setores serão abertos por servidores que ocupem cargo de chefia ou por aqueles que tenham recebido da chefia do setor a permissão para criação e tramitação de processos eletrônicos.

Sou coordenador/chefe e gostaria de delegar a outro servidor o poder de gerenciamento de permissões para criação e tramitação de documentos e processos eletrônicos do meu setor. É possível?

Sim. Para isso, acesse o menu SUAP e clique na aba “Poder de Chefe”. No formulário exibido, informe o nome ou a matrícula do servidor que terá permissão de gerenciar as permissões de criação e tramitação de documentos e processos eletrônicos junto com você. Não se preocupe, pois essa ação não concederá ao servidor nenhum outro poder adicional além do gerenciamento de permissões. Documentos/Processos → Gerenciamento de Permissões.

Sou coordenador/chefe, como posso gerenciar as permissões dos servidores para criar e tramitar documentos e processos eletrônicos do meu setor?

A chefia pode gerenciar as permissões dos servidores de seu setor acessando o menu SUAP: “Documentos/Processos” → “Gerenciamento de Permissões”.

Após assinar o documento, é possível fazer alguma alteração?

Não é possível alterar nenhum documento que tenha sido assinado por, pelo menos, uma pessoa. O documento pode ser cancelado e, então, utilizada a função “Ações” → “Clonar” para criar um novo documento com as mesmas informações do original, devendo o usuário realizar as alterações necessárias no documento clonado.

O que são tags?

O documento eletrônico do SUAP utiliza tags para informações que são carregadas pelo sistema automaticamente. Se o documento que estiver editando tiver alguma tag – por exemplo: {{documento_data_emissao_por_extenso}} –, não altere o conteúdo interno das chaves. Na visualização do documento, essa tag carregará automaticamente a data por extenso.

Como os processos tramitarão no SUAP?

A tramitação será eletrônica como regra.

O que acontece com os processos produzidos e recebidos antes da implantação do SUAP?

Os processos criados antes da data de início do SUAP continuarão a tramitar fisicamente até sua finalização.

Tenho dúvidas sobre a composição de um documento ou processo eletrônico. A quem devo recorrer?

Dúvidas sobre composição de documentos ou processos eletrônicos deverão ser sanadas consultando o “Manual do Cefet/RJ para utilização dos módulos de documentos e processos eletrônicos do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP)”, ou entrando em contato com a comissão responsável pela implantação do SUAP no Cefet/RJ, pelo e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. ou pelo Sistema de Chamados, selecionando o motivo “Processo Eletrônico (SUAP)”.

Como posso aprender a usar o SUAP? Existe algum manual?

Sim, foi disponibilizado um manual que o servidor poderá consultar para aprender a usar o SUAP. Ações para auxiliar na utilização do sistema serão sempre divulgadas através do site: www.cefet-rj.br/suap. Além disso, o Cefet/RJ ofereceu cursos de capacitação com o objetivo de formar elementos multiplicadores, então também é possível recorrer a colegas que tenham feito esses cursos para auxiliá-lo.

Como um usuário externo pode ter acesso aos processos produzidos no SUAP? 

Por padrão, o usuário externo tem acesso aos processos produzidos no SUAP do Cefet-RJ por meio da consulta pública, disponível no Menu da página inicial do SUAP: Clicar em Consultas > Processo Eletrônico.  

Se o nível de acesso do processo tiver sido cadastrado como público, o usuário poderá visualizar seu inteiro teor. Ainda que o processo seja público, se algum dos documentos que o compõe, for classificado como restrito, não poderá ser visualizado externamente na consulta. 

Caso o usuário externo seja um interessado do processo, ele poderá utilizar a consulta pública para consultar o trâmite e os nomes dos tipos de documentos já adicionados ao processo. Clicar em Consultas > Processo Eletrônico. O interessado pode utilizar seu nome, CPF ou número do processo para realizar a consulta. Para saber maiores informações sobre o andamento de sua requisição, deverá entrar em contato com a Unidade Administrativa responsável, via telefone, e-mail ou sistema de chamados, conforme orientação recebida.