Comissão de Implantação do Processo Eletrônico divulga próximas ações

O Cefet/RJ, por meio da Comissão de Implantação do Processo Eletrônico, tem buscado atender a demandas jurídicas e sociais no que se refere à transformação digital. Desde 2021, as equipes de trabalho da comissão têm atuado em diversas frentes para oferecer à comunidade uma transformação sustentável, que contemple as especificidades do órgão e leve em consideração os anseios e as necessidades dos usuários.

Nesse contexto, o Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP) foi a ferramenta escolhida para que, a partir de julho de 2022, a produção de documentos e de todos os processos administrativos do Cefet/RJ passem a ocorrer em meio eletrônico. A virtualização dos processos administrativos e documentos produzidos pela instituição é uma mudança de paradigma que impactará toda a comunidade, pois, com a implantação do SUAP, a comunidade irá obter ganhos de celeridade, eficiência, eficácia, transparência e, em alguns casos, a possibilidade de trabalhar remotamente, o que pode influenciar até na vida pessoal do servidor.

Contudo, a adesão a uma ferramenta nova, que resulta na migração para uma realidade completamente informatizada, pode causar um estranhamento inicial. É por isso que, nessa reta final de parametrização do SUAP, a comissão vem a público com o intuito de comunicar a toda a comunidade sobre os próximos passos e enfatizar o quão próxima a instituição está de passar a produzir a totalidade de seus processos administrativos em meio digital.

A partir de julho, o SUAP será a única ferramenta disponível para abertura de processos administrativos no Cefet/RJ. Dessa data em diante, os processos deixam de ser produzidos em suporte analógico (papel) e passam a ser produzidos, tramitados e armazenados em meio digital. É uma lógica diferente da do Sistema de Acompanhamento de Processos (SAP), que existia como uma ferramenta para o monitoramento dos processos que existiam e tramitavam no “mundo físico”. Agora, os processos irão existir como unidades digitais, desde o momento de sua produção até sua destinação final.

Para tanto, houve a necessidade de fazer um levantamento de quais atividades laborais ocasionavam a abertura de processo administrativo. A partir desse levantamento, as equipes de Gestão de Documentos e de Mapeamento de Rotinas da Comissão de Implantação do Processo Eletrônico chegaram a um número de tipologias processuais que serão parametrizadas no SUAP. Para essa parametrização, entre outras coisas, foi necessário padronizar a nomenclatura das tipologias processuais, definir seu nível de acesso (público, restrito ou sigiloso), segundo a Lei de Acesso à Informação, e identificar quais documentos compõem os processos.

Para a próxima semana, está prevista uma consulta pública sobre as tipologias processuais que serão incluídas no sistema. O resultado do levantamento será divulgado para que a comunidade possa se manifestar. Os usuários que identificarem que determinada tipologia processual tem uma nomenclatura inadequada ou teve seu grau de sigilo classificado de forma equivocada, ou ainda, que as atividades que desempenham geram processos administrativos e não foram contempladas, terão um canal de comunicação para sugerir alterações e/ou inclusões.

Após a consulta pública, as próximas ações programadas são:

• divulgação do Manual de Utilização dos Módulos de Documentos e Processos Eletrônicos do SUAP;
• formação de novas turmas de capacitação para a utilização dos Módulos de Documentos e Processos Eletrônicos do SUAP;
• liberação da utilização do Módulo de Documentos Eletrônicos do SUAP;
• divulgação de um canal de comunicação para sanar dúvidas dos usuários.

Posteriormente, a comissão irá divulgar mais informações a respeito de cada uma dessas ações e conta, desde já, com o auxílio da comunidade.

Saiba mais na página da Comissão de Implantação do Processo Eletrônico.