Cefet/RJ inicia capacitação de servidores para implantação de processos eletrônicos

Desde o dia 7 de fevereiro, 55 servidores do Cefet/RJ, divididos em duas turmas com carga horária de 20 horas, estão participando do curso on-line “Documentos e processos eletrônicos SUAP”, ofertado pelo Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN). A primeira fase de capacitação marca o início das ações de implantação do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP) no Cefet/RJ, uma solução tecnológica que irá possibilitar a produção e a tramitação dos processos administrativos da instituição de forma eletrônica, em atendimento ao Decreto nº 8.539/2015.

O objetivo do curso é capacitar os servidores para a utilização dos módulos de processos e documentos eletrônicos do SUAP, de forma que possam colaborar com as próximas etapas de implantação do sistema na instituição. Além da criação, da tramitação e do acompanhamento dos documentos e processos, será possível realizar ações como compartilhar e solicitar assinaturas em documentos, solicitar revisão e anexar páginas a processos, entre outras. O sistema será utilizado pelos diferentes grupos de usuários da instituição – docentes, TAEs, discentes, funcionários terceirizados e público externo – e tem previsão de ser lançado em julho de 2022.

As turmas iniciais, destinadas a servidores de unidades administrativas estratégicas, foram montadas em parceria entre o IFRN, a Divisão de Capacitação e Desenvolvimento do Departamento de Gestão de Pessoas (DICAP/DGP) e a Comissão de Implantação do Processo Eletrônico. Entretanto, há previsão de continuidade nas ações de capacitação com mais duas turmas que serão abertas aos demais servidores da instituição.

Andamento do projeto

A comissão de implantação, composta por 45 servidores divididos em nove equipes de trabalho, vem atuando desde o ano passado no projeto de adesão ao SUAP. Um cronograma de trabalho e um plano de implantação e de gerenciamento de riscos já foram traçados e podem ser consultados na página dedicada aos trabalhos da comissão. “Entre as ações em andamento, temos o levantamento de tipologias processuais e dos modelos de documentos que serão inseridos no SUAP, além do mapeamento de rotinas de alguns processos”, explica Felipe Lourenço, coordenador de treinamento da comissão.

Felipe também deu um panorama de quais serão os próximos passos previstos no projeto. “Temos como ações programadas a inserção, no sistema, das hipóteses legais e dos processos e documentos levantados, a preparação de um manual de utilização do SUAP e a elaboração de uma normativa para regulamentar o uso do sistema no contexto do Cefet/RJ”. 

Aperfeiçoamento dos processos de gestão

A adesão ao SUAP irá proporcionar uma considerável redução de custos administrativos e ambientais associados à impressão e permitir melhorias como: a dinamização das rotinas administrativas; a disponibilização de informações em tempo real; a eliminação de perdas, extravios e destruições indevidas de documentos; a simplificação do compartilhamento e do acompanhamento das informações e um melhor controle tanto interno quanto pela sociedade.

A presidente da comissão, Valdete Barros, comentou os benefícios da adesão ao SUAP e os planos de expansão do projeto: “O SUAP irá gerar quebra de paradigmas, mudança de cultura, celeridade das atividades institucionais e transparência aos princípios básicos da Administração Pública. Após o funcionamento do módulo de documentos e processos eletrônicos, a comissão se empenhará na implantação do módulo acadêmico, que facilitará as rotinas das atividades acadêmicas de ensino, pesquisa e extensão”.

Saiba mais sobre o SUAP em: https://portal.suap.ifrn.edu.br/